GDPR

Rettigheder

Her får I som forbund og foreninger en praktisk trin-for-trin guide til, hvordan I håndterer anmodninger om de registreredes rettigheder.

Flere og flere personer vælger at gøre brug af deres rettigheder om bl.a. retten til at anmode om at få en kopi af deres oplysninger (ret til indsigt), at få forkerte oplysninger rettet (ret til berigtigelse) og at få deres oplysninger slettet. Nedenfor finder I en trin-for-trin guide til, hvordan I håndterer anmodninger.

Vær sikker på, hvem personen er

I skal tjekke, hvem der anmoder om at gøre brug af sine rettigheder. I må gerne bede om mere information, men bed kun om at se ID, hvis det er absolut nødvendigt.

Tjek, at de har ret til det, som de beder om

Vurder, om personen har ret til det ønskede (fx indsigt, sletning eller rettelse), da rettighederne afhænger af situationen og kan være begrænset. Læs mere i Datatilsynets vejledning her.

Afklar, hvad personen konkret vil have

Spørg ind til anmodningen, så I er sikre på, hvad personen præcist ønsker (fx hvilke oplysninger der skal oplyses, slettes eller rettes). Det gør det lettere at behandle anmodningen korrekt og effektivt.

Sæt deadlines

I skal svare inden for en måned. Sæt derfor gerne en intern frist, der ligger før, så I er sikre på at nå det.

Hvis anmodningen er kompleks, kan fristen forlænges med op til to måneder – men husk at informere personen om forlængelsen og årsagen.

Søg efter information om personen de relevante steder

I skal overveje, hvor I kan have oplysninger liggende, og vær grundig når I leder. Husk også at tænke på eksterne harddiske, USB-stik, opslag på sociale medier mv.

Det kan også være hos andre, som håndterer oplysningerne på vegne af Forbundet.

Sørg for ikke at udlevere oplysninger om andre

I må kun udlevere oplysninger om personen selv. Hvis materialet også indeholder oplysninger om andre, skal disse fjernes eller anonymiseres – fx ved at overstregne tekst eller sløre billeder og video. Hvis I bruger digitale værktøjer, skal det ske på en måde, så oplysningerne ikke kan genskabes.

Et godt tip

I forordningen er der givet rum til at afvise ”urimelige” henvendelser fra personer, der ønsker at få opfyldt deres rettigheder. Generelt vil dette gælde i tilfælde af flere på hinanden følgende henvendelser med samme indhold indenfor kort tids mellemrum, samt uvillighed fra den registreret i at samarbejde på en sådan måde, så dennes rettighed ikke kan indfris. Du kan også nægte at imødekomme en anmodning om indsigt fra en registreret, hvis imødekommelsen vil krænke andres rettigheder og friheder