Få tips og tricks til det gode arrangement
Det gode arrangement
Arrangementer kan komme i alle afskygninger - store som små. Uanset omfang, navn eller format er det en god metode og anledning for at nye målgrupper og potentielle medlemmer kan snuse til aktiviteterne i jeres forening samt introduceres til jeres fællesskab.
På denne side finder i tips og tricks til hvordan i afholder det gode arrangement i jeres forening. Vi guider jer i gennem før, under og efter.
Før arrangementet
Før i afvikler et arrangement er der tre simple trin i skal igennem.
1. Hvem gør hvad?
Det er en god idé at lave en gruppe på 2-4 personer, der har ansvaret for følgende områder: at få budskabet ud, praktik på dagen, aktiviteter på dagen og opfølgning efter dagen (se ’under’ og ’efter’).
2. Ta' vennerne med
Det er nemmere at troppe op og deltage, hvis man kender nogen. Derfor kan det være en god idé at bede medlemmer om at invitere venner, familie, kollegaer og naboer. Gør det samtidig let at invitere. Det kan i gøre ved at lave materiale, medlemmer kan dele. Det kan eksempelvis være en SMS-skabelon eller et Facebook-opslag.
3. få budskabet ud
Med få simple midler kan i få budskabet bredt ud. Gør det tydeligt, at alle er velkomne – uanset niveau. Det kan i gøre ved at lave plakater og flyers om arrangementet og dele ud eller hænge op. I kan også oprette en begivenhed på Facebook, eller sende en pressemeddelelse til lokalmedierne om arrangementet.
Under arrangementet
Når arrangementet finder sted, er det en god idé at huske disse tre ting:
1. Den gode velkomst
Det er vigtigt, at I får budt gæster godt velkommen. I kan for eksempel skiftes til at have ansvar for at byde velkommen ved indgangen eller lave en fælles aftale om, at alle siger ”hej” – særligt til dem, I ikke kender i forvejen. Derudover kan i overveje navneskilte og at få kontaktoplysninger allerede ved ankomst.
2. Gode råd til aktiviteter
Gode arrangementer giver deltagerne gode oplevelser og lyst til mere, så tænk over overraskende eller sjove elementer, der giver smil på læben. Sørg for at give deltagere en succesoplevelse med jeres idræt. Det må ikke være svært at være med. Overvej om I kan give deltagere oplevelsen af at gennemføre et helt forløb på dagen, og fejr dem, når de har gennemført. Her kan i eksempel give dem et diplom.
3. På gensyn
Sørg for, at deltagerne tager hjem med en god oplevelse, og at de har fået fornemmelsen af, at I gerne vil se dem igen. Det kan i gøre ved at give nogle ansvar for at spørge om deltagerne vil til prøvetime i næste uge. I kan også give deltagerne en souvenir med hjem, så de husker den gode oplevelse. Sidst men ikke mindst, kan i hænge ’Ses-vi-igen?’-plakater op, der sikrer mulighed for opfølgning.
Efter arrangementet
Opfølgning på eventet er vigtigt - gerne i ugen efter eventet. Her kommer tre bud på, hvordan i kan følge godt op på jeres arrangement.
1. Opfølgende invitationer
Jo mere personlig i kan gøre opfølgningen, jo større chance for succés. Det er en god idé, hvis trænere eller holdledere kan tage direkte fat i deltagere. Følg op på jeres ”ses-vi-igen?”-plakater med konkrete invitationer.
2. Skab anledninger
Hvis deltagere skal blive til nye medlemmer, så invitér dem ned i klubben igen. Lav introduktions- eller prøvetimer, hvor det er klart, at nye er velkomne. Overvej om, i vil tilbyde tidsbegrænsede tilbud eller rabatter i forlængelse af arrangementet. Her kan i med fordel dele tilbud om prøvetimer via Facebook-event og -side.
3. Hjælp hukommelsen
Når deltagerne har haft en skøn dag med jer, så hjælp dem med at huske det – for eksempel ved at dele billeder fra dagen via Facebook. I kan også skrive positive historier fra dagen i Facebook-gruppen eller på e-mail. Opfordr folk til at 'like' jeres side, så i kan holde kontakt, og de kan få indblik i nye events og tilbud.