Generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder kan fortsat ikke afvikles indendørs. Vi anbefaler, at afviklingen udsættes til maj måned.Myndighederne sætter fortsat forsamlingsloftet meget lavt, og den lempelige adgang fra sidste år til at afholde generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder med et større antal deltagere er stadig ikke genindført. Vores anbefaling er, at generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder fortsat udsættes, nu til begyndelsen af maj måned. Forsamlingsforbuddet står til en tilpasning i begyndelsen af maj måned, formentlig også for afvikling af møder.
Vi ved ikke endnu, hvor store lempelser, der bliver tale om, men vi håber, at den særlige møderegel bliver genindført og kommer til at omfatte et større antal deltagere. Derfor anbefalingen om endnu en udsættelse, nu til begyndelsen af maj måned.
Anbefalinger
Det er en grundregel, at repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger i normale situationer skal afvikles som fysisk møde. Medlemmerne har ganske enkelt ret til fysisk fremmøde.
Forsamlingsforbuddet er en nødretstilstand, som i nogle tilfælde kan give foreninger og specialforbund mulighed for at afvige fra vedtægterne og fra uskrevne foreningsregler, herunder gå i digital afvikling.
Der er dog udsigt til lempelser i forsamlingsforbuddet i maj måned, og derfor er der for foreninger og forbund imidlertid stadig mest, der taler for en udsættelse.
Vores aktuelle anbefalinger, og det er kun anbefalinger, er på den baggrund følgende:
- Afvikling af generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder bør udsættes, hvis de står til afvikling i løbet af april måned. Der er dog mulighed for at afholde generalforsamling udendørs med op til 50 deltagere, hvis dette i praksis giver mening for foreningen.
- Der bør indkaldes til generalforsamling eller repræsentantskabsmøde efter den normale procedure og med de normale frister for dette, bl.a. frister for indsendelse af forslag, bestyrelseskandidater m.v. Selve mødet afvikles blot på et senere tidspunkt end normalt og som ellers fastsat i vedtægterne. Man kan også vælge at skubbe indkaldelsesprocessen og dermed fristerne for medlemmernes indsendelse af forslag m.v., hvis dette er mere praktisk. I så fald bør man, på det tidspunkt hvor man plejer at indkalde, orientere medlemskredsen om, at indkaldelse kommer senere end normalt.
- Hvis der allerede har været indkaldt forslag fra medlemmer, og fristen herfor er udløbet, skal dette forløb ikke gentages før den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde. Der skal alene fastsættes en ny dato for afviklingen af mødet.
- Foreninger og specialforbund, der har presserende temaer på dagsordenen, kan anvende digital afvikling af mødet i den kommende periode. Der skal være tale om forhold, hvor behandlingen ubetinget ikke kan udsættes, f.eks. på grund af en undertallig bestyrelse, en kritisk revision, en nødlidende drift eller uopsættelige internationale forpligtelser.
Det er foreningen eller specialforbundet selv, der vurderer, om der foreligger sådanne akutte behov for at gå i digital afvikling, og det er dirigenten på dagen, der vurderer, om mødet kan afvikles lovligt og behørigt under de pågældende rammer. Dirigenten er altid opmand på dagen i alle procedurespørgsmål.
Digital afvikling vil normalt forudsætte, at der benyttes en platform, der sikrer, at procedurereglerne for mødet kan overholdes, f.eks. regler om deltagerkontrol, kontrol af beslutningsdygtighed og om hemmelig afstemning, hvis dét kan komme i spil